זמן הוא אחד המשאבים החשובים ביותר שיש לכולנו, אולם לא כולם משתמשים בו בצורה הטובה ביותר שהם יכולים. כדי להשיג את המרב מהשימוש בזמן, רצוי להקדיש קצת זמן לתכנון. כשהזמן מתוכנן נכון, התסכול נמנע ויש הרגשת יעילות וסיפוק.

תחילה, מומלץ לרשום את היעדים לטווח הארוך, לטווח הבינוני ולטווח הקצר. לאחר מכן צריך להחליט מה נדרש לכלול בפעילות היומית, כדי שיעדים אלו יושגו. חלק מהפעילויות היומיות הן אישיות, כמו: אכילה, שינה, קניות, קריאה,  בריאות, תחזוקת הבית, פנאי ועוד. חלק מהן הן פעילויות עסקיות, כמו: פגישות, טלפונים ונסיעות. כמו כן, מגדירים כל פעילות נוספת, כגון: לימודים, פיתוח קריירה וכו'.

לאחר שהוגדרו תחומי הפעילות, יש להכין טבלה של לוח זמנים שבועי ולהתחיל לשבץ בה את הפעילויות למשך השבוע, לפי סדרי עדיפויות, באופן שיאפשר לנו להשלים את כל המטרות שהצבנו לעצמנו (כולל פנאי).
מילוי הטבלה מתחיל עם הפעילויות הקבועות, המתרחשות בזמנים קבועים וידועים מראש, כמו: עבודה, לימודים או חוגים. לאחר שמשבצים אותן, אפשר להמשיך ולשבץ פעילויות מזדמנות, לפי יחידות זמן מוגדרות וקבועות (לדוגמה: שעה, חצי שעה, רבע שעה וכו'). מומלץ להותיר זמן גם לאירועים בלתי צפויים.

הטבלה מאפשרת לראות את לוח הזמנים השבועי במבט אחד ולהיווכח אם הזמן מנוצל היטב ואם הוקדשה יחידת זמן רצויה ומתאימה לכל פעילות. במהלך השבוע כדאי לעקוב אחר הביצוע, לבחון האם תוכנית הפעילות הייתה מעשית ובהתאם לכך לבנות את הפעילות לשבוע הבא. כמו כן, כדאי להכין לוח זמנים חודשי ולפקח על הביצועים ברמה החודשית.

 טיפים כלליים לארגון זמן
- הקדישי זמן לתכנון זמן.
- הציבי משימות שאפשר לבצען בזמן נתון והקדישי די זמן לכל אחת מהן.
- הקפידי

לבצע כל משימה ביחידת הזמן שהוקצתה לה.
- אל תגלשי לתחומים אחרים בעת ביצוע משימה.
- סיים תמיד כל משימה שהותחלה.
- מומלץ לבצע משימות קשות תחילה, כשהגוף והמוח נמצאים ברמתם המיטבית, ולהותיר את הדברים הפשוטים יותר לביצוע מאוחר יותר (למשל, בזמן מנוחה).
- אל תדחי דברים לא נעימים; הם לא יהפכו לנעימים יותר בעתיד.
- השתדלי להגדיר זמן שבו אסור להפריע לך, אלא במקרה חירום.
- עקבי אחר השימוש בזמן וקבעי אם לשנות את תכנון הזמן או המשיכי את הפעילות  בהתאם לכך.
- העבירי מטלות הלאה. אם מישהו יכול לעשות משימה מסוימת ברמה של 80% מהרמה שלך, עדיף שהוא יעשה אותה. כך תתפנה לפעילויות שמחייבות 100% מיכולתך.
- דחייה ואי ביצוע החלטות - גוזלות זמן.
- התמקדי במה שחשוב תחילה. בדקי אם הקדשת די זמן לדברים החשובים.

שימוש חכם בטלפון
- אל תיתני לטלפון להשתלט עליך.
- הקדישי יחידות זמן מוגדרות לשיחות טלפון.
- הכיני רשימה מסודרת של כל השיחות המתוכננות, כולל שמות אנשי קשר ומספרי טלפון, וערוכי את כל השיחות במרוכז.
- לפני כל שיחה, רשמי לעצמך מה אתה רוצה לומר והיצמדי למה שתכננת. כך תוכלי לחסוך זמן יקר.
- הכיני נייר וכלי כתיבה זמינים. במהלך השיחה, דאגי לרשום את שם האדם שאיתו שוחחת, תוארו, שם הארגון שלו, תאריך השיחה, סיכום השיחה והערות רלוונטיות.
- השתמשי במשיבון בזמן פעילות. כך תוכלי למנוע הפרעות ולסיים את המשימה בזמן שהוקצב לה.
- השתדלי לא להמתין בטלפון, אלא לתאם מועד אחר, שמתאים לשיחה.

________________________
נאוה אורון, יועצת ארגון לעסק ולבית