בכל משרד וחברה ישנו ציוד "קטן", משרדי, אשר העלות שלו נראית שולית, אך יכולה להיות יקרה. מספריים, מהדקים, דבק, וכמובן, עטים, הם רק חלק מהציוד וכל אלו יכולים "ללכת לאיבוד". במצטבר, רכישות חוזרות יכולות לעלות לעסק לא מעט ולכן יש לאמץ התנהלות נכונה וחסכונית. במאמר זה ריכזנו דרכים לניהול הציוד במשרד שאפשר לאמץ גם בעסקים גדולים.
דרך לניהול הציוד – מספר אחת
רגע לפני שנחשוב כיצד יש לנהל את הציוד יש לשאול את השאלה איזה ציוד חשוב שיהיה במשרד. בכל מקום עבודה ישנן דרישות שונות ומה שנכון למקום אחד לא בהכרח יהיה נכון לשני. לכן, הפעולה הראשונה שיש לעשות היא לבדוק מה באמת צריך שיהיה במשרד. מה יהיה שימושי וכיצד תתבצע החלוקה של הציוד במקומות שונים במשרד. במיוחד במשרדים בהם ישנן מחלקות ועמדות עבודה רבות, יש לחשוב איזה ציוד צריך להיות באיזה מקום.
דרכים לניהול הציוד במשרד – מספר שתיים
אם במשרד עוד אין מישהו או מישהי אשר אחראיים על הציוד, הגיע הזמן לשנות זאת. במקום לאפשר לכל עובד לבצע הזמנה של ציוד, יש למנות מישהו שיהיה אחראי על כך. מישהו שירכז את ההזמנות השונות, ידע מה הוזמן ומה לא ולהיכן הגיע הציוד שנרכש.
דרכים לניהול הציוד במשרד יכולות להיות פשוטות, אך הן דורשות התמדה וסדר. ככל שתהליך ההזמנה יהיה מסודר יותר כך החיסכון בעלויות יהיה גדול יותר.
דרך ניהול הציוד – מספר שלוש
חשוב מאד לבצע קניה חכמה של הציוד. לעתים כדאי מראש לקנות כמויות של ציוד (כמו במקרה של עטים אשר תמיד יש בהם צורך) ולעתים לה
צטמצם. חשוב להסתכל על הצרכים, אופן השימוש בציוד ובהתאם להכין את רשימת הציוד. כמו כן, כדאי לחשוב על ציוד מתכלה ולחשב כל כמה זמן יהיה צורך לקנות אותו. רשימת קניות מאפשרת לנהל נכון את הציוד המשרדי.
דרך לניהול הציוד במשרד – מספר ארבע
כדאי לבצע אחת לתקופה בדיקה של הציוד. יש לבחון איזה ציוד נשאר, איזה התכלה ואיזה ציוד "נעלם". לא פעם העברת ציוד ממקום אחד לאחר גורמת לכך שאף אחד במשרד לא זוכר היכן הוא הונח וכך נוצר מצב שהציוד נרכש פעם נוספת. לעתים, לאחר זמן רב נמצא הציוד הישן והתוצאה היא של ציוד כפול שלא תמיד יש בו צורך. כדי למנוע זאת ניתן לאמץ דרכים לניהול הציוד במשרד ולבצע אחת לתקופה בדיקה של איזה ציוד כבר נמצא במקום.
ניהול ציוד המשרד – מספר חמש
סביבה מסודרת תקל גם היא על הפחתת הציוד המשרדי. ברגע שישנן מגירות המיועדות לציוד, ארונות בהם אפשר למצוא תמיד את הנייר למדפסת ובאופן כללי, כשישנו מקום בו נמצא הציוד, קל יותר לעקוב אחריו. כל עובד יכול לאמץ הרגל פשוט של החזרת הציוד למקומו וכל עוד יש מקום, החיסכון גדול יותר. במידה ואין במשרד מקום מסודר לציוד אפשר לחשוב על רעיונות שיהיו גם נוחים וגם מעוצבים ובכך לשדרג את חווית העבודה בנוסף לניהול נכון של הציוד במשרד.
דרך לניהול הציוד ביעילות – מספר שש
מעבר לכך שיש לחפש דרכים לניהול הציוד במשרד, יש לחפש גם איך להפחית את עלות הרכישה. מומלץ לחפש ספק שקל להגיע אליו, ליצור איתו קשר, שמציע משלוח נוח ומהיר אל המשרד וכמובן, ספק אשר המחירים שלו אטרקטיביים. היום קל יותר מאי פעם לבצע את ההשוואה בין הספקים וכל שיש לעשות הוא להסתכל על אתרי האינטרנט ולבקש לקבל הצעה מהירה.